Клиент обратился к нам с вопросом: «Можно ли доработать 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0 КОРП (далее – БП 3.0) так, чтобы бухгалтер мог вносить изменения в документы, находящихся в запрещенном периоде»?
Нас сразу смутил этот вопрос. Если период в бухгалтерии закрыт, то значит все цифры уже «подбиты» и что-то менять совсем нежелательно. Особенно, если уже сдана бухгалтерская отчетность.
Любые изменения в документы в таком периоде ведут к сбросу процедуры закрытия месяца, и ее придется проводить снова. Не говоря уже о корректировке регламентированной отчетности в контролирующие органы, если отчетность сдана.
Выяснилось, что в БП 3.0 доработана форма списка документов Поступления и Реализации товаров и услуг – добавлены столбцы: ПСА (приемо-сдаточный акт), ТТН (товарно-транспортная накладная), УПД (универсальный передаточный документ).
Для того, чтобы бухгалтер при получении оригиналов документов проставлял галочки в соответствующих полях прямо в этом списке документов.
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Проблема заключалась в том, что сами первичные документы могли прийти после того, как главный бухгалтер закрывает период для изменения. А для того, чтобы внести отметку о получении оригинала, период приходилось открывать и вносить изменения.
И все бы ничего, казалось бы, поставили галочки – никаких изменений в самом документе не выполняются, суммы не меняются. Пока однажды кто-то не зашел в документы прошлого периода и не внес изменения. Разумеется, никто не будет проверять каждого бухгалтера, вносил он изменения или нет, особенно когда идет большой поток первичных документов. Главный бухгалтер просто решил закрыть период «намертво».
Одна незадача – а как же галочки? Особенность доработки базы клиента была в том, что при отметке запускалась процедура программного изменения и перепроведения документа, а данные об отметке записывались в сам документ.
Таким образом, каждый раз, когда бухгалтер делала отметку, документ перепроводился. И естественно, если период закрыт, то было невозможно такую отметку поставить. Даже пользователю с полными правами.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Сперва клиенту было предложено использовать типовые средства – добавить соответствующие отметки в документ через механизм Дополнительные реквизиты и сведения и вывести их на форму списка документов.
Из плюсов такого подхода: можно вносить отметки в документы в запрещенном периоде, т.к. сам документ не затрагивается и не перезаписывается, а значения отметок хранятся в своем справочнике доп. сведений.
Из минусов: чтобы внести такую отметку, приходится «проваливаться» в каждый документ, заходить в подменю дополнительных сведений и там делать отметки. Это оказалось очень неудобно для клиента, а с учетом большого потока первички еще и увеличивало время работы.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
Да и сами отметки были уже не зеленые галочки, а серые «+» (как вариант – Да/Нет), т.к. в типовых настройках нет возможности выводить отметку в виде зеленой галочки – все это снижало наглядность.
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
В итоге мы приняли решение доработать уже имеющийся механизм отметок получения оригиналов документов.
В первую очередь мы поменяли место хранения информации об отметках, а именно: через расширение создали свой регистр сведений, в котором должна храниться информация.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Но так как вся история отметок до этого хранилась в самих документах, дополнительно была написана обработка, с помощью которой мы взяли все документы Поступлений и Реализаций, где уже были отметки, и перенесли эту информацию в регистр.
Во-вторых, доработали форму списка документов. Ранее в списке информация об отметках выводилась из самих документов, а теперь она выводится из созданного нами регистра.
Теперь, когда пользователь ставит отметку, то в программе запись осуществляется не в документе, а в нашем регистре, которая, в свою очередь, уже отображается в списке документов. При этом не важно, находится документ в закрытом периоде или нет.
Учитывая, что в программе работает много пользователей и поставить отметку можно случайно, то дополнительно добавлены права на работу с регистром. Таким образом, не каждый пользователь может ставить отметку, а только тот, у которого на это есть права доступа.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
В случае, если пользователь, у которого нет прав на отметки, по ошибке или намеренно пытается её поставить, программа выдает запрет.
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
-
Никто не правит документы в запрещенном периоде.
-
Бухгалтер по первичке спокойно продолжает свою работу, делая отметки о получении оригиналов документов. При этом скорость работы даже увеличилась, т.к. запись в регистр происходит быстрее, чем перепроведение документа.
-
Для всех пользователей ни в самой работе, ни визуально ничего не поменялось – работа осталась привычной.
Что сделано
