Наш клиент — компания, занимающаяся реализацией качественного оборудования для школ и детских садов с доставкой по всей России. В их каталогах представлена сертифицированная продукция как российских, так и зарубежных производителей. Для ведения учета и управления бизнес-процессами они используют программу «1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)».
Задача
Компании требовалось настроить автоматическую рассылку дополнительных отчетов «Контроль сроков», которые должны отправляться ежедневно (документы формировались с помощью специального расширения в 1С:УНФ) по электронной почте. Однако при попытке настроить рассылку возникли трудности, связанные с формированием списка получателей (сотрудников компании) из справочника «Физические лица».
Решение
Специалист отдела внедрения выяснил, что следующие причины влияют на автоматическую рассылку отчетов:
● у получателей не заполнен адрес электронной почты «Email»;
● не заполнен список получателей или получатели помечены на удаление;
● выбраны пустые группы получателей;
● исключены все получатели (исключение имеет наивысший приоритет, участники исключенных групп также исключаются из списка);
● недостаточно прав доступа к справочнику «Физическое лицо».
На первом этапе был проведен аудит справочника «Физические лица» на предмет заполненности полей, необходимых для рассылки (в частности, адресов электронной почты). Обнаружено, что у значительной части получателей отсутствуют актуальные адреса электронной почты.
На втором этапе провели проверку групп получателей на наличие пустых записей и исключенных участников. В результате были выявлены группы, которые не содержали активных получателей.
На третьем этапе настроили права доступа пользователей к справочнику «Физические лица». Также были внесены изменения в настройки прав доступа для сотрудников, ответственных за рассылку, чтобы обеспечить им необходимый доступ к данным отчета.
После внесения всех изменений была проведена пробная рассылка отчета. Все этапы были протестированы, и рассылка успешно прошла. Специалист отдела внедрения провел обучение для сотрудников, ответственных за настройку и отправку рассылок, по использованию новых функций и возможностей системы.
Результат
После устранения этих причин была успешно настроена автоматическая рассылка отчетов по электронной почте. Теперь отчеты регулярно отправляются руководителям отделов и другим заинтересованным лицам без дополнительных затруднений. Это значительно упростило процесс обмена информацией внутри компании и повысило эффективность работы сотрудников.
Что сделано2. Проверка групп получателей на наличие пустых записей и исключенных участников.
3. Настройка права доступа пользователей к справочнику «Физические лица» для обеспечения необходимого доступа к данным отчета.
4. Проведение пробной рассылки отчета. Решения, которые мы внедрили
