Заказчик: Компания ООО «ГУЛЛИВЕР» занимается управлением недвижимым имуществом и ежедневно получает большие объемы первичных документов. Каждую бумагу нужно было не только разнести в учете, но и оперативно направить конечным заказчикам.
Предыстория:
Клиент вел сложные расчеты и учет в Excel, в 1С переносил только итоговые цифры вручную. Бухгалтер тратил значительные ресурсы на ручной перенос данных: операции, которые могли занимать целый рабочий день, выполнялись вручную, что могло привести к ошибкам в учете, а также способствовало выгоранию сотрудников.
Задача:
Состояла в исключении ручного переноса и полной автоматизации цепочки действий с документами от загрузки до выставления счетов клиентам. Без единого ручного вмешательства там, где это не нужно
Разработка рабочего места для загрузки коммунальных платежей клиентов
Клиент ежемесячно получал многостраничные Excel-файлы с данными по коммунальным платежам, тарифам и начислениям. Бухгалтеру приходилось вручную сопоставлять каждую цифру, проверять тарифы и только после этого заводить документы в 1С.
Файл в Excel (нажмите, чтобы увеличить)
Что было сделано:
Программисты изучили файл Заказчика, записали рутинные действия, которые бухгалтер выполнял для ручной обработки и приступили к написанию кода, для автоматизации процесса. Разработали специализированное рабочее место «Загрузка коммунальных платежей».
Готовый инструмент разместили в интерфейсе 1С, в разделе: «Операции» — «Сервис» — «Загрузка коммунальных платежей».
Внешний интерфейс рабочего места (нажмите, чтобы увеличить)
При открытии окна с загрузками коммунальных платежей некоторые реквизиты заполняются сразу, такие как «Организация», «Склад» — эти значения неизменны. Далее нужно только выбрать файл для загрузки.
Выбор файла для загрузки (нажмите, чтобы увеличить)
Каждый Excel-файл состоял из десятка вкладок, но платежи забирались только с одной, чтобы не обрабатывать лишнее и избежать ошибок. В окне загрузки достаточно выбрать нужный лист, программа сама подхватит платежи.
Выбор листа из Excel (нажмите, чтобы увеличить)
После этого, Заказчику требуется нажать на кнопку «Загрузить таблицу».
Кнопка загрузки (нажмите, чтобы увеличить)
Программа сама считает количество, цену и сумму по заложенным тарифам, вычисления происходят автоматически. Бухгалтер проверяет получившиеся цифры и, если нужно, правит вручную.
Автоматические вычисления (нажмите, чтобы увеличить)
После прохождения проверок, бухгалтеру нужно только нажать на кнопку «Создать документы». Программа формирует документы «Поступление товаров и услуг» с уже заполненной таблицей «Агентские услуги». Каждая такая бумага автоматически получает комментарий «Загружено из Excel» – это помогает сразу увидеть и способ создания, и дату.
Формирование документа (нажмите, чтобы увеличить)
Что в итоге Заказчик получил:
-
Интеллектуальное чтение: Система позволяет выбрать нужный лист в Excel-файле.
-
Автоматизация расчетов: При загрузке система автоматически пересчитывает количество, цену и итоговые суммы согласно внутренним алгоритмам и тарифам.
-
Контроль и гибкость: Бухгалтер видит предварительную таблицу, может скорректировать данные перед созданием документов.
Разработка рабочего места, которое автоматически формирует цепочку документов
После формирования данных проведённых поступлений бухгалтеру приходилось вручную создавать связанные с ними отчёты для комитента, счета-фактуры и счета на оплату покупателям. Когда поступлений скапливалось десятки и сотни, это превращалось в часы механических действий. Чтобы убрать эти механические действия, разработали и внедрили обработку. По нажатию одной кнопки автоматически формируется сразу три вида документов для выбранных поступлений. Инструмент добавлен в интерфейс через встроенный в платформу механизм «Дополнительные отчёты и обработки» и доступен в подсистеме «Продажи», а также в подсистеме «Покупки» в разделе «Сервис» - «Дополнительные обработки».
Интерфейс разработанной обработки (нажмите, чтобы увеличить)
В форме обработки задаётся период, система автоматически анализирует поступления товаров и услуг, созданные за это время. Дополнительно указываются обязательные параметры для формирования отчётов комитенту: организация, размер вознаграждения, ставка НДС вознаграждения и сама услуга вознаграждения.
Предусмотрен и специфический режим для точечного создания документов по одному контрагенту. При переходе в этот режим необходимо добавить отбор по конкретному контрагенту и договору, обработка выполнит необходимые действия только для выбранной связки.
Режим для точечного создания документов (нажмите, чтобы увеличить)
При нажатии «Выполнить», система создаст документы (нажмите, чтобы увеличить)
Если документы были созданы ранее, система ничего не сделает! (нажмите, чтобы увеличить)
Обработка создает документы в такой последовательности:
Отчет комитенту -> Счет фактура выданный -> Счет покупателю
Соответственно, если система не может сделать Отчет комитенту, то цепочка обрывается, и остальные документы не создаются, обработка просто переходит к рассмотрению и созданию документов для следующего по очереди «Контрагента» и «Договора» к нему. Рассмотрим результат обработки:
Созданный отчет комитенту (нажмите, чтобы увеличить)
Счёт на оплату формируется из двух источников: поступлений, созданных при загрузке коммунальных платежей, и отчёта комитенту. Так замыкается сквозная автоматическая цепочка, от первичных данных до финального счёта покупателю.
Получается единая, автоматизированная схема бизнес-процесса!
Автоматизированная схема (нажмите, чтобы увеличить)
Бухгалтер выбирает период и организацию в форме обработки. По нажатию одной кнопки система анализирует базу, поднимает нужные поступления и автоматически проводи цепочку: отчёт комитенту, счёт-фактура выданный и счёт на оплату, по нажатию одной кнопки.
Технологические принципы и надёжность
При разработке соблюдены три принципа, гарантирующие стабильность:
-
Поддержка обновлений: доработки выполнены через механизм дополнительных отчётов, обработок и расширений — конфигурация 1С остаётся типовой, обновления проходят без сложностей.
-
Безопасная разработка: изменения сначала тестировались на копии базы, а в рабочую среду переносились только после подтверждённой заказчиком работоспособности в реальных условиях.
-
Универсальность: инструменты запущены и функционируют одновременно в двух информационных базах заказчика.
Результат
Экономия времени: Процессы, занимавшие часы, теперь выполняются за несколько минут.
Снижение нагрузки: Бухгалтер освобожден от механического ввода данных и теперь выполняет роль контролирующего специалиста.
Прозрачность: Исключен риск «человеческого фактора» и ошибок в расчетах.
Проект наглядно доказывает: автоматизация даже одного рутинного шага способна по цепочке оптимизировать весь бизнес-процесс. Специалисты не просто убрали ручной перенос данных из Excel, а связали разрозненные операции в единый автоматический цикл. Бухгалтер больше не тратит рабочие дни на механическое копирование цифр, а компания защищена от ошибок в расчетах с заказчиками.
Ваша бухгалтерия все еще тратит время на рутину?
Приходите к нам на аудит процессов. Мы найдем способ автоматизировать ваши задачи и сделать работу в 1С комфортной и эффективной!
Что сделано
