Автоматизация ввода документов в 1С из Clean Expert для автомойки премиум-класса

SVX Detailing (ООО «ПРЕЗИДЕНТ АВТО») — детейлинг-центр премиум-класса. Детейлинг включает в себя комплексный, высокотехнологический уход за автомобилем: автомойка, химчистка, полировка и т.п. Также компания продает сопутствующие товары: автохимия, оборудование для мойки, расходники.  

Бизнес-цель клиента

В ноябре 2022 клиент решил автоматизировать процесс ввода документов в бухгалтерскую программу и обратился к нам для интеграции «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (далее 1С:БП 3.0) с программой Clean Expert.

Clean Expert — это программа для управления автомойкой, шиномонтажом или автосервисом. Программа позволяет облегчить управленческий учет для специализированных предприятий и имеет возможности интеграции с 1С. 

Типовой механизм интеграции с 1С, предусмотренный разработчиками Clean Expert, не в полной мере подошел нашему клиенту. Основные недостатки:

• отсутствие возможности загружать подарочные сертификаты, проданные клиентам; 

• отсутствие информации о приходных кассовых ордерах (ПКО) и безналичных платежах;

• не автоматизирована загрузка данных о платежах юридических лиц (загружались только платежи по физлицам в документ «Отчет о розничных продажах»). 

Также руководству хотелось бы сократить время работы бухгалтеров при заполнении карточки нового контрагента в 1С:БП 3.0. Компания использовала сервис «1С:Контрагент», но ввод новых контрагентов в Clean Expert все равно занимал довольно много времени.

В результате обсуждения бизнес-процессов с клиентом мы наметили список первоочередных задач:

1. Доработать выгрузку контрагентов из 1С:БП 3.0 в файл в формате JSON* для их последующей загрузки в программу Clean Expert;

2. При загрузке в 1С:БП 3.0 контрагентов недостаточно ориентироваться только на их наименование. Необходимо сделать так, чтобы в обязательном порядке для юридических лиц были заполнены ИНН / КПП у клиентов — юридических лиц (ООО, ЗАО, ПАО), а на ИП в обязательном порядке — ИНН;

3. Автоматизировать загрузку подарочных сертификатов в документ «Отчет о розничных продажах»;

4. С помощью специальной обработки* автоматизировать загрузку документов «Реализация товаров и услуг» из Clean Expert для того, чтобы можно было загружать сводные данные по контрагентам в целом за нужный период. Чтобы обеспечить уникальность загружаемых данных, обработка должна иметь режим ручного использования. Таким образом пользователь сможет оперативно реагировать на события и контролировать ситуацию при возникновении проблем, например, если какой-нибудь документ не зарегистрировался к обмену и не выгрузился в 1С:БП 3.0;

5. Автоматизировать заполнение карточки нового контрагента в документе «Реализация товаров и услуг» по ИНН через подключение к сервису 1С:Контрагент;

6. Оказать консультационную поддержку пользователей по ходу выполнения работ, а также текущее сопровождение по завершении работ.

Реализация поставленных задач

Успех работы по интеграции 1С с внешними системами зачастую требует участия разработчика со стороны системы. И в нашем случае реализация всех поставленных задач происходила совместно с разработчиком Clean Expert. Ключевые сотрудники клиента также всегда были на связи, осуществляли корректировку и тестирование доработанного функционала на каждом этапе работ. Все это позволило добиться максимально быстрого и качественного результата.

1. Наши специалисты существенно модернизировали обработку связи с внешней системой Clean Expert. В данной системе сотрудники четырех подразделений учитывают услуги, которые были оказаны, а также вносят информацию по конкретному автомобилю: номер, марка, модель и т. д.; и по обслуживаемому клиенту: форма собственности, ФИО, контактная информация и прочее. 

Обработка позволяет загрузить данные по оказанным услугам физлицам, проданным товарам и подарочным сертификатам в документ «Отчет о розничных продажах». Также обработка позволяет создать в автоматическом порядке платежные документы: «Приходный кассовый ордер» в случае получения оплаты наличными и «Поступление безналичных денежных средств» в случае оплаты безналичным расчетом. Далее при обмене вся структура загруженных документов отображается в 1С: БП 3.0 типовыми средствами. Обработка является регламентной, то есть можно настроить расписание срабатывания так, как это нужно пользователю.

2. Создана дополнительная обработка для загрузки данных из Clean Expert, но уже по юридическим лицам. Эта обработка позволила автоматизировать создание документов «Реализации товаров и услуг» и «Счет на оплату покупателю» в случае, если покупатель – юридическое лицо или ИП. Для удобства пользователей было сделано так, что результаты ввода документов (в том числе ошибки при их заполнении) можно было увидеть в отдельном окне и в журнале регистрации. Действие обработки при загрузке реализаций с протоколом выявленных ошибок можно увидеть на Рис.1.

В данном случае обработка не регламентная, так как процесс ввода документов реализации строго требует полного контроля бухгалтера и четкого понимания, за какой период будут загружаться документы реализации в программу 1С.

Инициатором обмена в обеих обработках является 1С. 

Рис. 1. Загрузка реализаций в 1С из Clean Expert  

3. В 1С:БП 3.0 разработан механизм: при проведении документа «Реализация товаров и услуг» контрагенту, при определенных условиях, отправляется письмо на электронную почту с вложенными Актом выполненных работ и Счетом.

4. Восстановлены и адаптированы под новый релиз 1С:БП 3.0 расширения и внешние отчеты/обработки, используемые клиентом, восстановлена и доработана под современный функционал печатная форма «Договор SVX» для документа «Счет на оплату покупателю», разработана печатная форма дополнения к договору с контрагентом и добавлены реквизиты в документе «Счет на оплату покупателю» для формирования этой формы.

5. Доработаны две настройки синхронизации между программами:

• 1С:Автосервис — 1С:БП 3.0

• 1С УТ — 1С:БП 3.0

Доработка синхронизации (обмена) заключалась в добавлении в документы признака, указывающего на то, что этот документ не нужно регистрировать к обмену и выгружать в 1С:БП 3.0. Признак был сделан в виде «галочки» с наименованием «Не отражать в БП».

6. Клиенту в текущем режиме оказывалась консультационная поддержка по вопросам, связанным с 1С. Приведены в порядок основные справочники: удалены неиспользуемые элементы, дубли контрагентов, договоров и т. д.

Результат

Решение поставленных задач позволило сотрудникам SVX Detailing существенно повысить эффективность своей работы, снизить количество ошибок, зависящих от человеческого фактора, усилить контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также увеличить уровень качества при обслуживании своих клиентов.

• Загрузка данных из Clean Expert в 1С по оказанным услугам физлицам, проданным товарам и подарочным сертификатам в документ «Отчет о розничных продажах».
  
  
• Загрузка данных из Clean Expert в 1С, но уже по юридическим лицам. 
  
  
• При проведении документа «Реализация товаров и услуг» контрагенту, при определенных условиях, отправляется письмо на электронную почту с вложенными Актом выполненных работ и Счетом.

• Синхронизация между программами: 1С:Автосервис — 1С:БП 3.0 и 1С УТ — 1С:БП 3.0.