Наш клиент — лидер на рынке санитарно-гигиенических средств в Уральском регионе, с более чем 10-летним опытом работы. Организация имеет развитую структуру, включая филиал в Тюмени и команды, работающие в нескольких городах, таких как Екатеринбург, Тюмень, Первоуральск, Ревда, Нижний Тагил и Каменск-Уральский. Основное направление бизнеса — работа с оптовыми клиентами и ритейлом.
Бизнес-цель
Доработка программы «1С:Комплексная автоматизация» для формирования документа УПД (Универсальный передаточный документ) в актуальном формате ЭДО (электронный документооборот). Это связано с изменениями в требованиях к заполнению реквизитов грузополучателя. Заказчик добавляет грузополучателей без указания ИНН. Но ЭДО не пропускает такие документы, потому что поле «ИНН грузополучателя» обязательно. Без его заполнения мы не сможем отправить документ. Чтобы избежать ошибок и правильно отправлять документы по ЭДО потребовались доработки.
Задача
Согласно новым требованиям УПД 5.3, обязательным является заполнение ИНН для грузополучателя. В текущей системе у контрагентов (магазинов) ИНН отсутствует, так как они заведены как головные контрагенты без этого реквизита. Суть создания множества грузополучателей в том, что заказчик добавляет к одному контрагенту несколько получателей с разными адресами доставки. У каждого грузополучателя свой адрес, привязанный к контрагенту. С одним и тем же ИНН нельзя создать несколько грузополучателей. В этом случае нам приходится брать ИНН из электронного документа контрагента. В результате при формировании УПД документы не проходят проверку в ЭДО. Основная задача заключается в автоматизации процесса заполнения ИНН грузополучателя при формировании УПД. Если ИНН грузополучателя не заполнен, необходимо автоматически подставлять реквизиты из контрагента, если они являются одним и тем же партнером.
Реализация
На первом этапе провели анализ существующих записей контрагентов и грузополучателей в системе 1С. Определить, какие из магазинов могут быть связаны с конкретными контрагентами.
Затем настроили автоматическое заполнение документа. Реализовали механизм проверки наличия ИНН у грузополучателя: если номер не заполнен, автоматически подставляются данные из реквизитов связанного с ним контрагента. Также настроили процесс так, чтобы можно было идентифицировать, являются ли грузополучатель и контрагент одним и тем же партнером.
Для того, чтобы информация о грузополучателе и контрагенте удобно отображалась, был обновлен интерфейс и добавлена возможность ручного редактирования адресов доставки при необходимости.
На последнем этапе провели тестирование новой функциональности автоматизированного заполнения на различных сценариях для проверки корректности работы и совместимости с ЭДО. Также обучили сотрудников правильному использованию обновленной системы и объяснили изменения в процессе формирования УПД.
Результат
• упрощение процесса формирования УПД и минимизация ошибок при заполнении документов;
• повышение эффективности за счет автоматизации рутинных задач;
• соответствие новым требованиям законодательства и успешное прохождение проверок в ЭДО;
• улучшение взаимодействия с контрагентами и партнерами благодаря более точному заполнению документов.
Что сделано2. Настроено автоматическое заполнение реквизитов ИНН для грузополучателей при формировании УПД.
3. Обновлен интерфейс для удобного отображения информации о грузополучателях и контрагентах.
4. Проведено тестирование новой функциональности и обучение сотрудников по использованию обновленной системы.
