Транспортный ЭДО с 1 сентября 2026: главное за 5 минут

С 1 сентября 2026 года для большинства перевозок станет обязательным оформление транспортных документов в электронном виде. Это касается не только транспортной накладной, но и заказа-заявки и экспедиторских документов. Переход затронет всех участников перевозки, поэтому готовиться к изменениям стоит уже сейчас.

Кого коснутся изменения

• Грузоотправитель — компания или ИП, которая передаёт груз для доставки. Именно он создаёт первичный перевозочный документ.
• Перевозчик — транспортная компания или ИП, которая непосредственно везёт груз. Подтверждает принятие груза и его сдачу в пункте назначения.
• Грузополучатель — сторона, которая принимает доставленный груз. Проверяет сохранность и количество товара, фиксирует успешную приёмку или расхождения (брак, недостачу).
• Экспедитор — организация, которая организует перевозку с привлечением третьих лиц (сам груз не перевозит).

Каждый из участников подписывает свою часть электронного документа на определенном этапе перевозки. Передача документов происходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), который обеспечивает обмен данными с государственной системой ГИС ЭПД. Через нее информация становится доступна контролирующим органам — Минтрансу, ФНС, МВД, Ространснадзору и Минцифры.

Взаимодействие участников обмена ЭПД (нажмите, чтобы увеличить)

Что изменится с 1 сентября

С 1 сентября 2026 года нужно перевести в электронный формат следующие перевозочные документы:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки;
• поручение экспедитору;
• экспедиторские и складские расписки;
• транспортные железнодорожные накладные;
• авиационные грузовые накладные.
  
  

Кроме того:

• все участники перевозки должны быть подключены к системе ЭДО;
• документы необходимо подписывать непосредственно в процессе перевозки. Например, грузополучатель подписывает документы во время приемки груза;
• водитель становится полноценным участником электронного документооборота и подтверждает этапы перевозки электронной подписью через мобильное приложение. 
  
  

Обратите внимание, для части перевозок сохранится бумажный формат документов. К ним относятся:

• перевозки, где грузоотправителем или грузополучателем является Министерство обороны РФ;

• перевозки, где грузоотправитель или грузополучатель является иностранным лицом, не включённым в РАФП (государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц);

• каботажные перевозки иностранными перевозчиками, зарегистрированными в ЕАЭС;

• перевозки для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;

• перевозки при отсутствии технической возможности направления документов в ГИС в связи со сбоем, зафиксированным государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак;

• при отсутствии доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах, где введены ограничения;

• при оказании услуг по перевозке, если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;

• при перевозке драгметаллов и драгоценных камней.

Этот перечень утвердило Министерство транспорта РФ.

Как подготовиться к переходу

Чтобы переход прошел без сбоев, рекомендуется заранее выполнить несколько шагов:

Что важно знать

• В одной электронной транспортной накладной может быть только один грузоотправитель, один перевозчик и один грузополучатель.
• Если водитель перевозит грузы нескольких отправителей, для каждой перевозки оформляется отдельная ЭТрН и отдельный QR-код.
• Самозанятые, работающие по договору перевозки, не смогут участвовать в электронном обмене перевозочными документами. Перевозчиком должно выступать юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

1С-ЭПД: как упростить переход

Для работы с электронными перевозочными документами фирма «1С» предлагает сервис 1С-ЭПД. Он подходит грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям и экспедиторам и позволяет работать с документами непосредственно из привычного интерфейса 1С.

Основные преимущества сервиса:

• встроен в типовые решения 1С;
• автоматически формирует перевозочные документы на основании уже имеющихся данных в системе;
• исключает повторный ввод информации и снижает риск ошибок;
• поддерживает обмен всеми основными видами электронных перевозочных документов;
• обеспечивает обмен с контрагентами через операторов ЭДО, включая работу в роуминге.

Для подключения достаточно:

1. Подключить сервис 1С-ЭДО, если он еще не используется.
2. Выбрать тариф 1С-ЭПД.
3. Настроить обмен приглашениями с контрагентами — необходимые форматы документов будут подключены автоматически.

Не откладывайте подготовку

Хотя после 1 сентября предусмотрен переходный период без штрафов, его лучше использовать не для ожидания, а для проверки процессов и обучения сотрудников. Чем раньше компания протестирует работу с электронными перевозочными документами, тем проще пройдет обязательный переход и тем меньше риск остановки перевозок из-за технических или организационных ошибок.