1С:РПД поможет подготовить документы для ввода в базу:
-
Оперативно внесет многостраничные документы в базу 1С. Документы можно загружать как по одному, так и сразу выбрать и загрузить несколько;
-
Автоматически объединит документы в комплекты и предложит обработать их совместно;
-
Распознает и сопоставит данные из документа с объектами из базы 1С;
-
Сверит информацию из QR кода на чеке с информацией из ФНС (после сверки, данные будут доступны для загрузки в Авансовый отчет, Путевой лист или Расходы предпринимателя);
-
Автоматически прикрепит сканы к документам.
Представим ситуацию: вам на электронную почту отправили множество документов: накладные, акты, счета-фактуры, УПД. Причем некоторые файлы в формате pdf, некоторые — в виде архива.
В данном случае будет достаточно просто скачать все документы. Через сервис 1С:РПД можно загрузить сразу все файлы и обработать с помощью «Групповой обработки».
Как загрузить и обработать сразу все документы
Шаг 1. Заходим в рабочее пространство 1С:РПД: Покупки/Продажа — Загрузить документы из сканов (фото).
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Шаг 2. По кнопке «Добавить» переходим на страницу, где выбираем все скаченные документы, которые необходимо распознать. Либо можно просто перетащить их с ПК.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
Шаг 3. Приступаем к распознаванию, нажав на кнопку «Распознать».
Дожидаемся окончание всего процесса распознавания (поменяется статус документов на «Распознанные»).
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Шаг 4. Переходим к групповой обработке по кнопке «Групповая обработка».
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
Групповая обработка выполняется пошагово, на каждом из шагов собраны идентичные задачи для обработки различных документов.
Сначала проверяем и заполняем недостающие реквизиты шапки, подсвеченные красным. Предусмотрено создание новых контрагентов сразу для нескольких документов по кнопке «Заполнить для выделенных строк».
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
В сервисе отображаются дубли документов, если они есть. Тут необходимо посмотреть и выбрать экземпляр с наиболее лучшим качеством. Если документ в группе не является дублем, нажимаем «Убрать из дублей».
Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить)
Объединяем в комплект документы, относящиеся к одной операции.
Такое объединение позволит сократить число правок, так как они применяются сразу ко всему комплекту.
Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить)
Комплект документов — это группа документов, отражающих одну хозяйственную операцию.
Примеры комплектов:
-
ТОРГ-12 и счет-фактура;
-
Акт на оказание услуг и счет-фактура;
-
Счет на оплату, ТОРГ-12, акт на оказание услуг и счет-фактура.
Сервис распознавания автоматически объединяет документы в комплекты и предлагает обработать их совместно.
Обрабатывая комплекты, сервис автоматически:
-
Создаст все недостающие документы в базе;
-
К уже существующим документам прикрепит соответствующие сканы.
Далее мы проверяем и заполняем дополнительные реквизиты документов.
Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить)
Шаг 5. Проверяем и заполняем номенклатуру и связанные с ней реквизиты.
Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить)
Шаг 6. Проверяем и заполняем суммы из таблиц документов.
Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить)
Шаг 7. Подтверждаем изменения, которые будут внесены в результате обработки и нажимаем «Обработать документы». Будут созданы новые документы в 1С с прикрепленными к ним сканами.
Рис. 13 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 14 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 15 (нажмите, чтобы увеличить)
Таким образом нам удалось занести и создать документы гораздо быстрее, если бы создавали вручную. На заведение 8 документов ушло меньше 5 минут.
|
Автор статьи: Александра Кудрякова, специалист отдела 1С:ИТС «АСП-Центр сопровождения». Заказать консультацию |
