22 ноября 2021 вступил в силу Федеральный закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. В этой статье мы не будем рассказывать о преимуществах кадрового электронного документооборота (далее — КЭДО), а пройдемся по шагам, которые нужно выполнить тем, кто уже определился с переходом на КЭДО.
1. Назначить ответственного сотрудника
Определите, кто будет ответственным за переход на КЭДО в вашей компании. Это может быть как сам руководитель, так и специалист кадровой службы. Издайте соответствующий приказ с указанием ФИО и должности сотрудника. Сотрудник должен ознакомиться и подписать приказ со своей стороны.
Скачать образец Приказа о назначении ответственного за переход на электронный документооборот
2. Выбрать информационную систему
Для реализации КЭДО нужна информационная система.
Есть 3 варианта: использовать бесплатный портал «Работа в России», развернуть собственную систему или приобрести готовое решение.
1. Чтобы использовать портал «Работа в России» организации нужно создать свой личный кабинет на портале. Все сотрудники должны зарегистрироваться на «Госуслугах», после чего самостоятельно создать на портале «Работа в России» личный кабинет. В данном случае кадровик должен работать не только в привычной кадровой программе, но и на портале. Документы нельзя опубликовать массово в личных кабинетах сотрудников, кадровику придется их «разложить» вручную по каждому отдельному кабинету. Сотруднику негде написать свое заявление — такого функционала просто не предусмотрено.
2. Разработка собственной информационной системы — трудоемкий и затратный процесс. Необходимо настроить подписание, обмен и хранение документов в соответствии с законом. Развернуть свой архив, обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО. Затраты на оформление электронных подписей также ложатся на компанию. Такой вариант обойдется значительно дороже, чем готовое решение.
3. Используя готовое решение, можно быстро и без дополнительных сложностей перейти на КЭДО. Одним из таких решений является сервис 1С:Кабинет сотрудника. С помощью сервиса можно прямо из 1С выдавать расчетные листки в электронном виде и обмениваться любыми кадровыми документами, даже нереализованными в 1С, в любом формате. Сотрудники могут через личный кабинет написать заявление, запросить справку 2-НДФЛ и др.
Основные различия готового решения и государственного портала
1. Положение о переходе на КЭДО.
Скачать образец Положения о переходе на КЭДО
2. Положение о порядке ведения КЭДО. В положении пропишите сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться КЭДО. Определите список кадровых документов, которые вы посчитали нужным перевести в электронный вид и порядок работы с ними. Укажите срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
Скачать образец Положения о порядке ведения КЭДО
3. Регламент по использованию электронной подписи.
4. Изменения в коллективный и трудовой договоры и другие локально нормативные акты (например, Положение по оплате труда и премировании сотрудников).
4. Уведомление сотрудников
В уведомлении сошлитесь на изменение трудового законодательства, укажите порядок перехода.
Скачать образец Уведомления сотрудников
Скачать образец Уведомления соискателей
После уведомления необходимо получить заявления от сотрудников о согласии или отказе в переходе на КЭДО.
Скачать образец Заявления сотрудника о согласии на переход на КЭДО
Скачать образец Заявления сотрудника об отказе от перехода на КЭДО
Особые правила:
1. Если работник не напишет никакого заявления, продолжайте оформлять и обмениваться с ним кадровыми документами на бумаге. Считается, что, если работник не выразил свое согласие, он отказался от перехода на КЭДО.
2. У соискателей без трудового стажа, которые приняты на работу после 31.12.2021, получать согласие не нужно. Считается, что они автоматически присоединяются к КЭДО.
3. Соискатели с трудовым стажем, которые трудоустраиваются после 31.12.2021, могут дать согласие на обмен кадровыми документами с работодателем через КЭДО, а могут отказаться.
4. Нельзя уволить сотрудника или отказать соискателю в приеме на работу из-за того, что он не подал заявление о переходе на КЭДО.
5. Порядок, сроки и способ, как работник должен подать заявление, можете установить в локальном нормативном акте.
6. Чтобы отслеживать, кому из сотрудников уже направили уведомления и от кого получили согласие или отказ от КЭДО, заведите реестр уведомлений и заявлений в произвольной форме.
5. Оформить электронные подписи
Работодателю для перехода на КЭДО и подписания документов подходит только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сотрудники компании могут подписывать кадровые документы другими видами электронной подписи, в том числе усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Это зависит от внутренних норм кадрового делопроизводства и информационной системы.
На портале «Работа в России» сотрудники могут подписывать электронные документы простой электронной подписью. Для работы с КЭДО на базе своей системы или готового решения сотрудникам подойдет УКЭП или УНЭП. Подробнее о том, какая подпись необходима для определенного трудового документа, читайте здесь.
Расходы на выпуск подписей организация берет на себя. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника подписи УНЭП для всех сотрудников выпускаются абсолютно бесплатно.
Чтобы электронные документы, заверенные неквалифицированной электронной подписью (простой и УНЭП), считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
6. Переход на КЭДО и обучение сотрудников
После того, как в компании решены юридические вопросы, необходимо перейти на КЭДО технически. Работник кадровой службы и остальные сотрудники должны научиться работать с новой информационной системой.
Предлагаем пройти недельное обучение на нашем марафоне по сервису 1С:Кабинет сотрудника. Вы узнаете, как реализован кадровый электронный документооборот в 1С. Научитесь самостоятельно согласовывать заявления на отпуск, подписывать справки и отправлять расчетные листки на мобильные сотрудников, выполняя требования 136 ТК РФ.
Вместе с этим читают:
- Как подключить и настроить 1С:Кабинет сотрудника. Частые вопросы пользователей
- В сервисе 1С:Кабинет сотрудника реализована отправка произвольных документов
- 1С:Кабинет сотрудника: появление ЭЦП, мгновенный обмен с программой 1С и другие важные изменения
информационная
рассылка
Каждую неделю только самые полезные новости