Всё больше организаций и предпринимателей используют в своей работе электронный документооборот. Для кого-то это возможность оперативно обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами из разных районов страны. Кто-то устал от постоянных расходов на бумагу, обслуживание принтера и пересылку корреспонденции.
Тем не менее, цель у всех одна – сократить временные и финансовые расходы на операции, которые важны в текущей деятельности. С этой задачей справляется сервис 1С-ЭДО. Многие используют его исключительно для отправки и получения документов реализаций и поступлений, чтобы своевременно закрывать взаиморасчёты с контрагентами. А знаете ли вы о другом функционале сервиса?
Через 1С-ЭДО можно отправлять любые документы в произвольном формате: вы можете прикрепить файл PDF или Word. Но есть и формализованные документы для удобства загрузки и выгрузки. Для примера рассмотрим счета на оплату.
Отправка счета
После проверки всех реквизитов заполненного документа по кнопке ЭДО можем Просмотреть электронный документ:
Рис.1. Просмотреть электронный документ
Когда мы нажмем на кнопку Подписать и отправить, документ отправится контрагенту:
Рис. 2. Подписать и отправить
После отправки в программе отразится информация, что документ отправлен получателю. Останется только дождаться, когда контрагент переведет оплату по счету.
Получение счета
Когда мы откроем Текущие дела ЭДО и нажмем кнопку Отправить и получить, в папке Входящие появится счёт на оплату. Если номенклатура в документе в точности совпадает с номенклатурой в вашей базе, программа автоматически создаст счёт поставщика и заполнит все необходимые реквизиты.
Рис. 3. Получение счета
Документ будет непроведенным:
Рис. 4. Непроведенный документ
Если же номенклатура в документе отличается от имеющейся в базе, то сервис предложит Сопоставить номенклатуру:
Рис. 5. Сопоставление номенклатуры
Если нажать на эту ссылку, мы попадем в форму сопоставления номенклатуры. Здесь можно создать новую номенклатуру по данным поставщика, подобрать похожую, используя сервис 1С:Номенклатура. Также можно выбрать номенклатуру из вашей информационной базы, нажав на кнопку с тремя точками справа:
Рис. 6. Форма сопоставления номенклатуры
После того, как несопоставленной номенклатуры не останется, информацию можно сохранить и закрыть соответствующей кнопкой. После этого программа предложит создать документ. Для этого переходим по гиперссылке Создать документ.
Рис. 7. Создание документа
Останется только утвердить документ, подписать и отправить квитанцию. В 1С-ЭДО все эти действия выполняются одной кнопкой. На основании уже созданного счёта выполняется привычная работа: создаются платёжные поручения или выдача наличных, формируется доверенность и прочее.
Мы рассмотрели работу со счетами на оплату на примере одной позиции товара. В контексте редких документов на одну-две строки экономия будет едва ли заметна. Но если у вас регулярные поступления на десятки и сотни позиций, сложные или схожие наименования, из-за чего часто возникают ошибки в учёте, и вы не можете оперативно перевести оплату поставщику без заведённого в программу счёта, стоит задуматься о внедрении сервиса 1С-ЭДО в свою ежедневную работу.
|
Автор статьи: Александра Гарипова, специалист линии консультаций, «АСП-Центр сопровождения». Заказать консультацию |
