На вебинаре рассмотрели следующие вопросы:
- Что такое электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Когда лучше запустить.
- Какие кадровые документы попадают под КЭДО, а какие останутся на бумаге.
- Перечень информационных систем, позволяющих внедрить электронный обмен.
- Организация КЭДО на предприятии: локальные нормативные акты; уведомление сотрудников, в том числе, при приёме.
- Взаимодействие работника и работодателя в рамках КЭДО. Плюсы новой системы.
- Организация кадрового электронного документооборота в 1С. Чем полезен кадровой службе сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Смотреть презентации
Ответы на вопросы участников вебинара по работе сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Отвечает специалист 1С:ИТС Евгения Слугачева.
2. Руководитель отдела откажется участвовать в ЭДО, и весь отдел не может участвовать в ЭДО? Как им руководитель согласовывать будет?
Ответ: У руководителя должен быть создан свой личный кабинет в сервисе, так как некоторые документы требуют его согласования. В обязательном порядке согласовываются заявления на отпуск от сотрудников. В будущем можно будет настраивать маршруты подписания документов КЭДО. А также не обязательно переводить все подразделения организации в 1С Кабинет сотрудника, есть возможность настроить только для определенных подразделений.
3. Если сотрудник не верно указал даты или вид отпуска, бухгалтерия его править может?
Ответ: Бухгалтерия может поправить только даты указанного отпуска, вид документа из 1С поправить нельзя. Со стороны бухгалтерии можно отказать в такой задаче и попросить сотрудника создать новую задачу с нужным документом. Изменения можно указать в комментарии для сотрудника.
4. Евгений Владиславович (прим. – предыдущий докладчик) говорил, что в ЭДО должны использоваться УКЭП, в 1С:Кабинет сотрудника – КЭП простая.
Ответ: Со стороны организации документы подписываются усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной. В своих кабинетах сотрудники используют усиленные неквалифицированные электронные подписи (НЭП), сертификаты которых создаются по запросам сотрудников и хранятся в сервисе. Подписи, сформированные сотрудниками в сервисе, используются только в рамках электронного документооборота конкретной организации.
Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
5. Какая примерно стоимость УЭЦП для работника в 1С?
Ответ: Обращаем внимание, что со стороны организации документы подписываются усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной. 1С:Подпись (усиленная) стоит 600 рублей. Неквалифицированная электронная подпись оформляется бесплатно на время работы в сервисе.
6. Бухгалтеру тоже нужна подпись?
Ответ: Если бухгалтер желает пользоваться сервисом наравне с другими сотрудниками (например, если в организации несколько бухгалтеров), то он может создать себе личный кабинет с неквалифицированной ЭЦП. Усиленная подпись бухгалтеру нужна, чтобы подписывать такие документы как справка с места работы, справка 2-НДФЛ и др.
7. Надо устанавливать программу на компьютер руководителя?
Ответ: Нет, для руководителя достаточно создать личный кабинет в сервисе, он сможет им пользоваться через браузер или через мобильное приложение на своём смартфоне.
8. Кто будет заниматься созданием личного кабинета сотрудника?
Ответ: Личные кабинеты создаёт ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер. Если с созданием кабинетов возникнут проблемы, то вы можете обратиться к нам за помощью: +7 (343) 222-12-12 или оставьте заявку и мы свяжемся с вами.
9. Согласовывается приказ простой или квалифицированной подписью?
Ответ: Со стороны организации документ подписывается усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной.
10. В кадровом ЭДО многие документы и работник должен подписывать КЭП, как добавить работнику КЭП в ЛК.
Ответ: В своих кабинетах сотрудники используют усиленные неквалифицированные электронные подписи (НЭП), сертификаты которых создаются по запросам сотрудников и хранятся в сервисе. Подписи, сформированные сотрудниками в сервисе, используются только в рамках электронного документооборота конкретной организации.
Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
11. Как взаимодействовать с сотрудниками через личный кабинет?
Ответ: Сотрудник в своем личном кабинете может создавать различные задачи для бухгалтерии, например запрашивать справки 2-НДФЛ, справки с места работы, заявления на отсутствие и прочее. Со стороны 1С, бухгалтер может выполнять оформленные сотрудниками задачи и рассылать расчётные листки в личные кабинеты сотрудников. Данный механизм позволяет минимизировать посещения сотрудниками отдела кадров и бухгалтерии.
12. У нас бухучет ведется в СБИС, там я должна что-то настраивать?
Ответ: Сервис 1С:Кабинет сотрудника создан для программ 1С, подключить и настроить сервис в других программах нельзя. Но если вы работаете в программе 1С, а усиленная электронная подпись у вас от СБИС, то такую подпись можно добавить и подписывать ей документы со стороны организации.
13. Приказы подписываются простой или квалифицированной подписью? или может подписать бухгалтер или надо дергать руководителя каждый раз.
Ответ: Со стороны организации документ подписывается усиленной электронной подписью, со стороны сотрудника – неквалифицированной. Руководителю необходимо согласовать в своём личном кабинете отпуск для сотрудника, для этого он также использует свою неквалифицированную подпись, но в самом приказе она отображаться не будет, отображаются только подписи организации и сотрудника.
14. Полетит интернет, отключится свет, сломается компьютер и все что касается кадровых документов уйдет в небытие?
Ответ: Вопрос касается не только ЭДО и кадровых электронных документов, а сохранности базы 1С в целом. Если что-то из перечисленного «полетит» – пропадут не только кадровые документы, но и все остальные «бухгалтерские» данные. Безопасность баз данных необходимо обеспечивать независимо от того, на бумаге ведется кадровый документооборот или в электронном виде. Чтобы избежать потери данных – рекомендуем делать архивные копии базы. Подробнее об этом написано в статье.
Задайте их нашим специалистам.
1. Я так понимаю, все сотрудники организации в количестве 1000 человек должны прийти в отдел кадров и в 1С занести свои электронные подписи, пароли и прочее на моем компьютере? Чтобы был этот личный кабинет и работа через ЭДО?
Ответ: Нет, сотрудникам не нужно приходить в офис, они должны создать свою неквалифицированную электронную подпись (бесплатно) из своего личного кабинета в сервисе, в разделе «Профиль». Личный кабинет создается ответственным сотрудником, например, бухгалтером. Сотрудник по приглашению организации через электронную почту/sms активирует свой личный кабинет. Сотрудники при этом не будут иметь доступа к 1С, так что за сохранность данных переживать не стоит.
Ответ: Нет, сотрудникам не нужно приходить в офис, они должны создать свою неквалифицированную электронную подпись (бесплатно) из своего личного кабинета в сервисе, в разделе «Профиль». Личный кабинет создается ответственным сотрудником, например, бухгалтером. Сотрудник по приглашению организации через электронную почту/sms активирует свой личный кабинет. Сотрудники при этом не будут иметь доступа к 1С, так что за сохранность данных переживать не стоит.
2. Руководитель отдела откажется участвовать в ЭДО, и весь отдел не может участвовать в ЭДО? Как им руководитель согласовывать будет?
Ответ: У руководителя должен быть создан свой личный кабинет в сервисе, так как некоторые документы требуют его согласования. В обязательном порядке согласовываются заявления на отпуск от сотрудников. В будущем можно будет настраивать маршруты подписания документов КЭДО. А также не обязательно переводить все подразделения организации в 1С Кабинет сотрудника, есть возможность настроить только для определенных подразделений.
3. Если сотрудник не верно указал даты или вид отпуска, бухгалтерия его править может?
Ответ: Бухгалтерия может поправить только даты указанного отпуска, вид документа из 1С поправить нельзя. Со стороны бухгалтерии можно отказать в такой задаче и попросить сотрудника создать новую задачу с нужным документом. Изменения можно указать в комментарии для сотрудника.
4. Евгений Владиславович (прим. – предыдущий докладчик) говорил, что в ЭДО должны использоваться УКЭП, в 1С:Кабинет сотрудника – КЭП простая.
Ответ: Со стороны организации документы подписываются усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной. В своих кабинетах сотрудники используют усиленные неквалифицированные электронные подписи (НЭП), сертификаты которых создаются по запросам сотрудников и хранятся в сервисе. Подписи, сформированные сотрудниками в сервисе, используются только в рамках электронного документооборота конкретной организации.
Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
5. Какая примерно стоимость УЭЦП для работника в 1С?
Ответ: Обращаем внимание, что со стороны организации документы подписываются усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной. 1С:Подпись (усиленная) стоит 600 рублей. Неквалифицированная электронная подпись оформляется бесплатно на время работы в сервисе.
6. Бухгалтеру тоже нужна подпись?
Ответ: Если бухгалтер желает пользоваться сервисом наравне с другими сотрудниками (например, если в организации несколько бухгалтеров), то он может создать себе личный кабинет с неквалифицированной ЭЦП. Усиленная подпись бухгалтеру нужна, чтобы подписывать такие документы как справка с места работы, справка 2-НДФЛ и др.
7. Надо устанавливать программу на компьютер руководителя?
Ответ: Нет, для руководителя достаточно создать личный кабинет в сервисе, он сможет им пользоваться через браузер или через мобильное приложение на своём смартфоне.
8. Кто будет заниматься созданием личного кабинета сотрудника?
Ответ: Личные кабинеты создаёт ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер. Если с созданием кабинетов возникнут проблемы, то вы можете обратиться к нам за помощью: +7 (343) 222-12-12 или оставьте заявку и мы свяжемся с вами.
9. Согласовывается приказ простой или квалифицированной подписью?
Ответ: Со стороны организации документ подписывается усиленной электронной подписью, со стороны сотрудников – неквалифицированной.
10. В кадровом ЭДО многие документы и работник должен подписывать КЭП, как добавить работнику КЭП в ЛК.
Ответ: В своих кабинетах сотрудники используют усиленные неквалифицированные электронные подписи (НЭП), сертификаты которых создаются по запросам сотрудников и хранятся в сервисе. Подписи, сформированные сотрудниками в сервисе, используются только в рамках электронного документооборота конкретной организации.
Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
11. Как взаимодействовать с сотрудниками через личный кабинет?
Ответ: Сотрудник в своем личном кабинете может создавать различные задачи для бухгалтерии, например запрашивать справки 2-НДФЛ, справки с места работы, заявления на отсутствие и прочее. Со стороны 1С, бухгалтер может выполнять оформленные сотрудниками задачи и рассылать расчётные листки в личные кабинеты сотрудников. Данный механизм позволяет минимизировать посещения сотрудниками отдела кадров и бухгалтерии.
12. У нас бухучет ведется в СБИС, там я должна что-то настраивать?
Ответ: Сервис 1С:Кабинет сотрудника создан для программ 1С, подключить и настроить сервис в других программах нельзя. Но если вы работаете в программе 1С, а усиленная электронная подпись у вас от СБИС, то такую подпись можно добавить и подписывать ей документы со стороны организации.
13. Приказы подписываются простой или квалифицированной подписью? или может подписать бухгалтер или надо дергать руководителя каждый раз.
Ответ: Со стороны организации документ подписывается усиленной электронной подписью, со стороны сотрудника – неквалифицированной. Руководителю необходимо согласовать в своём личном кабинете отпуск для сотрудника, для этого он также использует свою неквалифицированную подпись, но в самом приказе она отображаться не будет, отображаются только подписи организации и сотрудника.
14. Полетит интернет, отключится свет, сломается компьютер и все что касается кадровых документов уйдет в небытие?
Ответ: Вопрос касается не только ЭДО и кадровых электронных документов, а сохранности базы 1С в целом. Если что-то из перечисленного «полетит» – пропадут не только кадровые документы, но и все остальные «бухгалтерские» данные. Безопасность баз данных необходимо обеспечивать независимо от того, на бумаге ведется кадровый документооборот или в электронном виде. Чтобы избежать потери данных – рекомендуем делать архивные копии базы. Подробнее об этом написано в статье.
Остались вопросы? –
Задайте их нашим специалистам.
Заказать консультацию
