28 мая мы провели вебинар, посвященный электронному документообороту. Аттестованный аудитор Евгений Найденов рассказал, что нужно учесть при ведении электронного документооборота в компании, рассмотрел вопрос с точки зрения законодательства и требований контролирующих органов.
Эксперт 1С:ИТС Широков Александр на практических примерах показал, как ЭДО помогает упростить такую рутинную задачу, как обмен документами с контрагентами.
Ответы на вопросы участников вебинара
1. Подскажите, пожалуйста, если по определенным причинам клиенту из программы по электронной почте был отправлен счет и акт в формате PDF (с подписью или без). Далее был сформирован электронный документ и подписан. Есть ли тут какие-либо нарушения?
Ответ: Документ, отправленный по электронной почте, будет считаться копией. Документы, подписанные через ЭДО, являются оригиналами. Если стороны сперва обменялись скан-копиями, а потом подписали документы через ЭДО, проблем не будет.
2. Есть подписанный электронный документ. Но клиент просит распечатать и подписать им бумажный экземпляр документа. Мол, у них так принято — в любом случае собрать и подписать бумажные экземпляры. Как быть в данном случае?
Ответ: Нужно определиться, обмениваетесь вы документами на бумаге или через ЭДО. Использование двух вариантов вместе не рекомендуется. Если клиент все-таки хотел бы хранить бумажные экземпляры, он может их распечатать из программы, которую он использует для обмена электронными документами. В них будет указано, что они подписаны с помощью электронных подписей. Но в распечатанном виде бумажный документ будет считаться копией электронного документа. Подробнее.
3. ООО на ОСНО выслало приглашение контрагенту работать через электронный документооборот. Означает ли это, что УПД со статусом 1 или счета-фактуры автоматически становятся электронными или нужно сделать дополнительное соглашение к договору? Нужно ли переход на электронные счета-фактуры каким либо образом регистрировать в ИФНС?
Ответ: Законодательством не предусмотрена специальная процедура перехода на электронные счета-фактуры. Не имеет правового значения, направлена счет-фактура в бумажном экземпляре или по ТКС. Стороны вправе самостоятельно решить, заключать им соглашение об обмене через ЭДО в письменном виде или достаточно устной договоренности. Подробнее про электронные счета-фактуры. Подробнее о соглашении + образец.
Но при этом рекомендуется внести изменения в учетную политику организации, которая будет составляться на следующий год, добавив положение о том, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Подробнее.
4. Сейчас идет настройка ЭДО с Такском, чтобы получать документы от Контура. Возможно ли старые документы, полученные через Контур завести в 1С для хранения? Или оставить на бумаге?
Ответ: Лучше оставить на бумаге, т.к. со стороны контрагента документы уже подписаны, повторно отправлять на подпись из 1С, на наш взгляд, неправильно. По возможности выгрузки электронных документов из Диадока в 1С лучше уточнить у разработчика Диадок.
5.
Подскажите, как правильно отправлять договоры по ЭДО и имеют ли они юридическую силу?
Ответ: Договор, и другие неформализованные документы отправляются в форме произвольных электронных документов. При этом можно заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя. Если документы подписаны уполномоченными сторонами, они также имеют юридическую силу. Подробнее.
6. Нужно ли дополнительно запрашивать доверенность на право подписи, если документ подписан по ЭДО, но не директором, а, например, бухгалтером, у которого своя ЭЦП? Документы по ЭДО от поставщика услуг подписываются представителем (то есть даже не сотрудником нашего поставщика) — нужно ли просить доверенность?
Ответ: Да, если документ подписан не директором, необходимо запросить доверенность. Так как электронная подпись может быть выдана для участия в торгах, а использоваться для подписания актов. Необходимо проверить полномочия лица на подписание конкретного документа.
7. Если срок использования оператора программы закончился, где хранить ЭДО?
Ответ: Если вы используете ЭДО в 1С, то проблем не возникнет — база 1С всегда под рукой, можно зайти посмотреть или распечатать любой документ. Если для ЭДО использовалась другая программа, то по условиям предоставления доступа лучше уточнить у разработчика данного программного обеспечения.
8.
Если электронный документ (счёт-фактура и акт выполненных работ) за апрель поступил 15 июля, то можно его отразить в учёте и взять НДС к вычету вторым кварталом?
Ответ: Продавец обязан его отразить апрелем в своей книге продаж, а вы как покупатель можете отражать это поступление датой получения, то есть июлем, т.к. право на вычет по 19 счету у вас есть в течение 3 лет.
9. Нет никаких нарушений, что одновременно есть подписанные и бумажные и электронные документы (одного и того же экземпляра документа)?
Ответ: Используются либо бумажные экземпляры, либо документы подписанные электронной подписью. Использовать и тот и тот вариант нельзя. Если вы все таки хотели бы хранить бумажные экземпляры, можно их распечатать. В документе будет указано, что они подписаны с помощью электронной подписи. Но в распечатанном виде бумажный документ будет считаться копией электронного документа.
10. Если электронный акт от января, а подписала я как Заказчик в апреле. Вопрос: когда это акт отражает Исполнитель, когда Заказчик?
Ответ: Если продавец отразил у себя в книге продаж 1 кварталом, а вы получили опоздавшие документы в апреле, то к вычету принимаем апрелем, право на вычет у вас есть в течение 3 лет.
11. Соглашение об ЭДО может быть просто на бумаге, подписанное с обоих сторон живой подписью?
Ответ: Да, может. Подробнее.
12. Будет ли ЭДО легитимным, если все квитанции будут подписаны ЭП не единоличного исполнительного органа?
13. ЭДО платное?
Ответ: В рамках договора 1С:ИТС ПРОФ – бесплатно:
- настройка;
- входящие документы;
- исходящие – 100 документов в месяц;
- 2 подписи (в рамках сервисов: 1С:Отчетность и 1С:Подпись).
В рамках 1С:ИТС ТЕХНО - бесплатно:
- настройка;
- входящие документы;
- исходящие 50 документов в месяц;
- одна подпись – 600 рублей.
Если нет действующего договора на сопровождение 1С:ИТС, в том числе для базовых версий программ 1С:
- настройка в 1С – 1ч. – 1600 рублей;
- входящие – бесплатно;
- исходящие – 5 документов в месяц;
- одна подпись – 600 рублей (если приобретена 1С:Отчетность, то можно использовать подпись от этого сервиса)
14. Добрый день! Как быть, если мы отправляем счет и акт по 1С:ЭДО (Калуга Астрал) Заказчику (у него ЭДО через Диадок), акт приходит в нормальном виде, а счет у заказчика приходит в формате html. Соответственно Заказчик не подписывает. Как настроить?
Ответ: Для решения проблемы лучше подключиться удаленно и посмотреть, как вы отправляете документы. Сейчас можем порекомендовать отправить счет в виде произвольного документа.
Не нашли ответ на интересующий вопрос?
Задайте их нашим специалистам.
