Нормативно-справочная информация о товаре. Какие данные нужно подготовить до запуска адресного склада в 1С 

Поэтому вопрос “какие данные нужны для адресного склада” — не вспомогательный и не технический. Это один из центральных вопросов всей складской модели. В этой статье разберём, какие данные о номенклатуре действительно критичны для адресного склада в 1С, какие зависят от типа товара, что можно вводить поэтапно и кто в компании должен отвечать за качество этих данных.

Что вообще относится к данным о номенклатуре

В контексте адресного хранения нам важны следующие параметры:

Какие данные в каких видах складских операций участвуют

В предыдущей статье мы рассматривали складские операции как основу для разделения склада на зоны. Теперь перечислим, какие данные о номенклатуре для этих операций необходимы, а какие желательны:

• Приёмка – в момент поступления товара нужно иметь возможность указать серию или характеристику, признак маркируемости или сертифицируемости, упаковку, в которой товар поступил. Желательно также зафиксировать вес и габариты товара или его упаковки, и требования к условиям хранения, но эти параметры можно занести позже.

• Временное размещение после приёмки – здесь можно измерить товар и определить условия его хранения, если это не сделано ранее.

• Карантин / контроль качества – требуются сведения о наличии сертификата, кода маркировки, паспорта качества и т.д.

• Основное хранение – к этому моменту для размещения товара требуется знать его габариты и вес, условия хранения и вид упаковки.

• Резерв/обособление – для обособления может потребоваться информация о серийном номере, сертификате, идентификаторе, чтобы можно было четко определить, какой экземпляр товара зарезервирован.

• Зона отгрузки – для быстрой и корректной отгрузки товара все данные о его условиях хранения (где искать), весогабаритных характеристиках (в чем перемещать), идентификаторах и кодах (как отличить от аналога) уже должны быть внесены в систему и утверждены, чтобы все сотрудники знали, в каких полях документов 1С содержится нужная им информация.

• Возвраты – здесь происходит проверка серийного номера, проверка качества, составление рекламации, и данные нужны соответствующие.

• Брак/порча – для однозначного определения товара как бракованного требуются сведения о сроке годности, условиях хранения, качестве товара, маркируемости и сертифицируемости. Также может быть полезно задать признаки для подбора аналогов, если товар, который заказал клиент или требуется в производстве, бракованный, и нужно быстро подобрать аналог.

Исходя из этого, для основных складских операций в сведениях о номенклатуре необходимо указать примерно следующее:

• Упаковка товара (вид, габариты, вес)

• Требования к условиям хранения

• Наличие сертификатов, маркируемости, ограничения срока годности

• Основные критерии для подбора аналогов (материал, разъем, совместимость и т.д.)

Остальные признаки и параметры будут необходимы при добавлении более сложных операций и углублении учета. 

Требования к упаковкам номенклатуры

Для адресного склада упаковка — это не просто удобство.

Упаковки влияют на размещение, кратность отбора, понятность задания сотруднику, перемещение, пересчёт и инвентаризацию.

Основные виды упаковок это:

• Единичная штука – в такой упаковке товар как пришел, так и будет отгружаться

• Разборная упаковка – например, блок сигарет или ящик для бутылок. Товар будет продаваться поштучно и требуется разупаковка перед отгрузкой.

• Короб или паллета – для перемещения такой упаковки требуется погрузчик, а для хранения – вместительная ячейка, выдерживающая большой вес.

• Альтернативные упаковки – имеют свои уникальные требования для хранения и переупаковки, например, пивная кега или баллон для сжатого газа.

При наличии упаковок очень важно хранить коэффициенты пересчёта для того, чтобы можно было быстро перевести количество упаковок в количество штук и обратно, а также определить, возможно ли хранение неполных упаковок и если да, то как отличать их от полных.

Ошибка в упаковках почти всегда превращается в ручной пересчёт и могут привести к значительным искажениям складских остатков, например, если приход товара был оформлен в упаковках, а списание – в штуках. Что, в свою очередь, мешает быстро и корректно отгрузить купленный товар, так как нет понимания, сколько его реально на остатках, какой объем заказал клиент и какое количество было ему отправлено.

Система может формально быть настроена правильно, но физически склад будет неудобен, если упаковочная модель не соответствует реальности: габариты товара не соответствуют ячейкам, при приемке не видно, в какой таре поступил товар и как его лучше перемещать, нет возможности оценить вес и объем партии, чтобы подобрать транспорт для отгрузки.

Иерархия упаковок товара  (нажмите, чтобы увеличить) 

Штрихкоды и идентификаторы

На адресном складе очень важно, чтобы товар можно было однозначно опознать.

Это особенно критично, если одинаковые позиции могут лежать в разных ячейках, или есть товары с разными характеристиками, но без явных визуальных различий.

При этом для всех участников процесса хранения – сотрудников склада, считывающих устройств и учетной системы – крайне желательно, чтобы на каждом товаре был один-единственный штрихкод (идентифицирующий штучный товар или упаковку товаров). При наличии особенностей учета к нему может быть добавлен QR-код системы маркировки или акцизная марка. Так что наличие нескольких штрихкодов с разными типами информации (например, в одном – наименование, в другом – серия, в третьем – сведения о производителе) неизбежно приведет к путанице в учете и невозможности быстро найти нужный товар.

Основная задача штрихкода – быстро идентифицировать товар. Для этого он должен быть во-первых, легко читаемым, а во-вторых, однозначно трактуемым. Сотрудники должны понимать, что именно они считывают – штрихкод упаковки товара или конкретной единицы, код маркировки или внутренний учетный код, а также поддерживать актуальность кодирования, то есть вовремя заменять поврежденные и исправлять ошибочные этикетки.

Примеры штрихкодов  (нажмите, чтобы увеличить) 

Габариты, вес и объём: когда они действительно критичны, а когда можно стартовать без полноты

Для части сценариев можно стартовать и без полного набора размерно-весовых данных.

Тем не менее в ряде случаев без них адресный склад будет хромать, например, при размещении в ограниченные по габаритам ячейки, при использовании погрузчиков и автотранспорта, и особенно при размещении крупногабаритного и тяжёлого товара. Чем выше процент загруженности склада, тем важнее настроить точность размещения, чтобы не приходилось вручную отслеживать, где еще свободно пол-ячейки или где можно впихнуть пару коробок нового товара.

Большой товарооборот подразумевает автоматизацию процесса размещения, а для нее неизбежно нужны точные размеры каждой ячейки и каждой упаковки товара. В качестве промежуточного варианта можно разбить все упаковки и все ячейки по габаритным группам и задать ограничение на заполненность ячеек. Например, мелкогабаритные до 1 литра объема, средние 1-5 литров, крупные 5-10 литров и очень крупные. Тогда в ячейку объемом 5 литров точно влезет 5 позиций мелкогабаритного товара или один средний, а сотрудники склада смогут примерно оценить объем партии закупки и сразу понять, нужно ли везти погрузчик или достаточно взять тележку.

Важно понимать, что учетная система 1С имеет некоторые ограничения в размещении по габаритам: например, она не умеет переворачивать упаковки и длина товара будет всегда сравниваться с длиной ячейки, а ширина – с шириной. Также нет возможности учитывать круглые или полукруглые формы, но можно задать процент максимального заполнения, чтобы 1С не забивала ячейку под завязку и товар было легко достать.

Разделение номенклатуры по категориям и построение иерархии справочника

Если организация ведет учет уже давно, то может сложиться такая ситуация, что все ключевые реквизиты уже существующей номенклатуры прописаны в учетной системе, но при этом все еще остается возможность ошибки при добавлении новой номенклатуры в справочник, а сотрудники могут тратить достаточно много времени для того, чтобы переписать в карточку все данные с упаковки.

Если же организация расширяет сферу деятельности или вносит изменения в настройки, еще более актуальным становится разделить справочник номенклатуры на категории и выстроить иерархию.

Какие виды категорий можно для этого использовать, зависит от задачи. Для целей адресного хранения можно порекомендовать такой список:

• штучный товар;

• коробочный;

• крупногабаритный;

• весовой;

• в погонных метрах;

• товар со сроками годности;

• маркируемый товар;

• товар с особыми условиями хранения;

• товар с вариативной упаковкой.

В каждой категории может быть свой набор данных для заполнения, в том числе добавлены дополнительные реквизиты. В качестве альтернативы можно использовать схему, когда сначала для каждой номенклатуры или группы номенклатуры формируется список реквизитов, а дальше они укрупняются в зависимости от наличия совпадающих параметров. Например, все электроинструменты, у которых в реквизитах мощность, наличие аккумулятора и требуемое напряжение, делятся на подгруппы дрелей – у них добавляется тип двигателя, и гайковертов – у них указывается крутящий момент. При добавлении новой позиции дрели можно сразу увидеть список ключевых реквизитов и использовать значения по умолчанию или выбрать из списка, что уменьшит как вероятность ошибки, так и время на добавление новой карточки.

Типы товаров и требования к ним (нажмите, чтобы увеличить) 

Аналогичным образом можно сформировать список всех используемых упаковок и разделить его на наборы, чтобы для новой номенклатуры выбирать уже готовый набор и не измерять ее габариты, если товары имеют однотипные упаковки. При использовании упрощенной структуры упаковок и примерных габаритов можно даже использовать калибратор для быстрого отнесения товара в ту или иную группу: поместился – значит, мелкогабаритный. Не поместился – относим к среднегабаритным.

Где проходит граница между “можно жить” и “дальше без данных нельзя”

Уровень	Что должно быть готово
Уровень 1. Базовый запуск	• Однозначная номенклатура без дублей • Основные упаковки • Штрихкоды по ходовым товарам • Общая логика хранения
Уровень 2. Рабочая зрелость	• Соответствие наборов упаковок группам товаров • Штрихкоды на основной ассортимент • Типовые размерно-весовые данные по категориям • Правила размещения для разных групп
Уровень 3. Продвинутая зрелость	• Точные параметры каждого товара • Поддержка альтернативных упаковок • Габариты упаковок и ячеек соответствуют реальным • Однозначная идентификация каждого товара • Ресурс для своевременного обновления данных

Кто отвечает за качество данных: почему это не задача только 1С-специалиста

1С может хранить и использовать данные, но не может сама обеспечить их происхождение и актуальность. Если не назначен владелец данных, адресный склад начнёт разъезжаться, а справочник – обрастать дублями и ошибками.


 Для корректной работы склада необходимо назначить ответственных не только за добавление данных, но и за внесение изменений, а также за контроль корректности на всех этапах учета. Например, чтобы информация, требуемая бухгалтеру, не противоречила той, что нужна кладовщику. Если товар, к примеру, может учитываться в разных единицах измерения, эта информация должна быть внесена так, чтобы бухгалтер не менял каждый раз данные «под отчетность», а кладовщик не возвращал «как было».

Также для автоматизации учета требуется информация о параметрах товара, желательно, до того, как он поступит, особенно если используется оборудование для погрузки или доставки, чтобы запланировать его загрузку. Оптимальным будет сценарий, в котором варианты хранения товара и основные параметры вносятся заранее, в виде реквизитов категории номенклатуры, а точные данные заполняет ответственный за заказ номенклатуры у поставщика. Это нужно для того, чтобы работники склада заранее видели вес и объем поступающей партии, ее требования к хранению, а не тратили время на измерение каждой коробки, когда их уже нужно срочно куда-то положить.

Для точного учета необходима слаженная работа всех отделов, чтобы бухгалтерия своевременно проверяла требуемые данные для отчетности, кладовщики могли предоставить список данных, которые им требуются для хранения, а менеджеры по закупкам заранее получали всю возможную информацию от поставщика. 

Как поддерживать качество НСИ после запуска

В развитие идеи предыдущего раздела, после запуска адресного хранения поддерживать актуальность данных не менее важно, чем вносить их при появлении новых позиций. На складе могут измениться настройки, могут добавиться новые правила маркировки или требования к учету сроков годности и серийных номеров. Новые модели оборудования также могут потребовать новых параметров учета, которые нужно быстро и точно заполнить для уже существующих карточек товара.

Критерии поддержания качества НСИ это:

• Утвержденные правила ввода новых товаров;

• Обязательные поля в учетной системе, желательно с возможностью выбора из заранее заполненного списка

• Дополнительный контроль при вводе новых данных и с определенной периодичностью (например, под сдачу отчетности)

• Регулярные проверки соответствия учетных данных и фактических

• Анализ повторяющихся исключений на складе для оптимизации и корректировки утвержденных правил

• Дообогащение старой номенклатуры и исправление накопленных ошибок

Даже хорошая НСИ деградирует, если нет качественного сопровождения. Склад сам быстро показывает, где данные плохие: там начинают появляться ручные обходы и исключения, товары копятся в «зоне временного размещения», растет число недостач и излишков при инвентаризации. Повторяющиеся складские проблемы — это часто симптом плохих мастер-данных, которые и нужно вовремя проанализировать и поправить, а не лечить каждый раз «симптомы».

Работа склада без качественных данных (нажмите, чтобы увеличить) 

Какие данные стоит проверить до того, как адресный склад начнут считать готовым

До начала внесения настроек в учетную систему нужно проверить хотя бы:

• Нет ли дублей и путаницы в номенклатуре;

• Понятна ли структура упаковок;

• Есть ли устойчивые идентификаторы или штрихкоды;

• Учтены ли критичные физические характеристики там, где без них нельзя;

• Разделены ли требования по разным типам товаров и условиям хранения;

• Назначены ли владельцы данных и ответственные за контроль;

• Есть ли процесс поддержки НСИ после запуска.

Работа склада без качественных данных (нажмите, чтобы увеличить) 

Перед запуском адресного склада лучше честно проверить готовность данных, чем потом лечить постоянные складские исключения. Поэтому полезнее всего не спрашивать “всё ли мы настроили”, а спрашивать “знает ли система о товаре достаточно, чтобы склад действительно мог работать по правилам”.