Как спроектировать зоны, ячейки и маркировку для эффективного управления
Адресная система склада — это в первую очередь инженерный и организационный проект. Поэтому нужно начинать с правильного проектирования пространства, адресов и маркировки, если этот этап сделан плохо, программа проблему не исправит.
Часто внедрение адресного склада начинают с того, что просто создают список ячеек в программе. Формально адреса появляются, но на практике сотрудники продолжают работать “по памяти”. Через некоторое время оказывается, что адреса неудобны, маршруты нелогичны, маркировка нечитаемая, а часть нужных зон вовсе не выделена. Как следствие, временные места хранения становятся постоянными. Причина не в том, что “1С не работает”, а в том, что адресная система была спроектирована как справочник, а не как рабочая модель склада.
Переход на адресное хранение – это сложный и затратный в жизни любой организации. Попытки оптимизировать расходы на переход часто приводят к тому, что настройки в 1С полностью отдаются на откуп программистам и делаются «по умолчанию», «лишь бы программа не ругалась». Как с этим работать и как конкретно формируются документы отбора и размещения в программе – вопрос открытый.
Обычно на реальном складе маршрут кладовщика задает производственная необходимость. Товары размещаются там, куда их удобно положить и можно быстро достать. Тяжелое кладется пониже, легкое повыше, маленькое – в коробку, большое – под низ. Рано или поздно устанавливается такая система хранения, которая интуитивно понятна и удобна большинству сотрудников.
Но для того, чтобы перенести ее в 1С и использовать на уровне программы, недостаточно просто сделать настройки «по умолчанию». Сперва нужно разобраться в устройстве существующей системы, а возможно – предварительно оптимизировать, чтобы и для программы алгоритм был понятен, и сотрудники не путались.
Для этого планировку и устройство склада нужно оценить по следующим критериям:
оптимальна ли существующая разметка, покрывает ли все операции
приёмка, отгрузка, хранение, карантин, брак, упаковка
от ячеек до стеллажей, группировка, особые условия хранения
удобный порядок отбора и размещения
читаемость этикеток, штрихкодов, размещение
расширение склада, новые процессы, единая система адресации
Разберем критерии подробнее
1.Анализ существующей разметки склада.Склад нужно сначала увидеть как место, по которому постоянно движется товар. Каждое действие с этим товаром требует своего удобного участка. Даже небольшой склад почти всегда нуждается хотя бы в минимальном разделении зон. Можно начать с составления простой таблицы соответствия процессов, происходящих на складе, и уже имеющихся зон.
-
Приёмка – отдельная зона для товара, который только что поступил, был пересчитан или находится в процессе пересчета для подтверждения поступления.
-
Временное размещение после приёмки – нужна отдельная зона, если с товаром требуется производить какие-то дополнительные операции. Распаковать/перефасовать, наклеить этикетки, отдать на анализ и так далее.
-
Карантин / контроль качества – отдельная зона при прохождении отдельной процедуры проверки качества (если ее производят не во время выгрузки «с колес» и не в процессе переупаковки)
-
Основное хранение – все стеллажи и полки, где размещается обычный товар, доступный для продажи
-
Резерв/обособление – если требуется отделять уже зарезервированный товар, чтобы его не продали другому клиенту, например, при подборе товара с определенным серийным номером.
-
Зона отбора – аналогично зоне временного размещения после приемки, нужна для того, чтобы обработать/расфасовать/упаковать товар перед отгрузкой.
-
Зона отгрузки – отдельная зона для товара, который сейчас будет отгружен клиенту или перемещен на другой склад и уже не может быть задействован ни в каких других процессах.
-
Возвраты – зачастую после возврата товара он должен пройти дополнительную обработку: переупаковка, проверка серийного номера, проверка качества, составление рекламации и т.д.
-
Брак/порча – также нужна отдельная зона, чтобы не требовалось каждый раз визуально проверять качество товара или делать какие-то пометки на коробке, что товар бракованный и идет разбирательство, или произведена уценка.
Для каждой зоны в 1С можно задать соответствующую настройку. В том числе, добавить несколько зон приемки и отгрузки, если физически отгрузка происходит в разных помещениях. Для зон брака или возврата можно установить признак, запрещающий отбор товара с этих ячеек, чтобы кладовщики не могли выдать бракованный товар клиенту.
Схема зон склада (нажмите, чтобы увеличить)
2. Анализ топологии ячеек.
Не всякий склад требует сверхмелкой детализации. Избыточно подробная адресация усложняет работу, недостаточно подробная — не позволяет управлять остатками и перемещениями. Возможно, на небольшом складе будет проще разметить каждую полку, а на большом – наоборот, сделать ячейкой целый стеллаж, чтобы не нужно было создавать документы, если нужно просто переложить большую коробку с одной полки на другую. Также можно организовать разную детализацию для разных зон, если какая-то зона используется редко, незачем прописывать на ней множество ячеек. Если на складе используется терминал сбора данных, проверить код ячейки гораздо проще и детализацию можно делать шире. Если ТСД нет и код ячейки ищется вручную, чем он короче, тем быстрее будет найдена нужная ячейка.
Детализация ячеек склада (нажмите, чтобы увеличить)
3. Анализ маршрута кладовщика.
Адрес нужен не только для хранения остатка, но и для навигации. Если порядок адресов не совпадает с реальным порядком обхода склада, сотрудники будут путаться и терять время. На складе важно продумывать: последовательность проходов, стороны стеллажей, порядок уровней, направление обхода.
Плохой маршрут кладовщика (нажмите, чтобы увеличить)
При настройке адресного склада для разных ячеек можно задать разные настройки приоритета, уровня доступности и порядка обхода. С помощью этих инструментов можно воспроизвести в программе различные варианты маршрутов и обеспечить формирование документов отбора в соответствии с реальным путем, которым идет сотрудник. Для этого нужно проанализировать имеющуюся логику отбора: от места, где сотрудники получают задания на отбор, до зоны отгрузки и приемки, где они заканчивают работу по распоряжению.
Хороший маршрут кладовщика (нажмите, чтобы увеличить)
4. Как обеспечить видимость и наглядность маркировки.
На складе адрес существует не только в 1С, но и физически. Если этикетка плохо читается, адресная система фактически повреждена. При проектировании маркировки важно учитывать размер шрифта, контраст, материал этикетки, видимость человеку и высоту размещения, а также устойчивость к пыли, истиранию и влаге. Даже если используется ТСД, лучше предусмотреть возможность сбоев системы и сделать этикетку читаемой без оборудования. В идеале каждую этикетку, размещенную на ячейки, нужно проверить на считываемость ТСД и читаемость глазами под разным углом и при имеющемся уровне освещения. Возможно, освещение склада придется адаптировать под потребности адресного хранения.
Этикетки товара (нажмите, чтобы увеличить)
Также для удобства маркировки ячеек рекомендуется использовать только цифры или только латиницу + цифры, чтобы избежать сходства букв различных алфавитов. Диапазоны ячеек тоже рекомендуется задавать с запасом в том числе по символам. То есть диапазон 01 – 02 – 03 - … - 11 – 12 будет более читаемым, чем аналогичный без лидирующих нулей.
5. Как заложить масштабируемость
Прежде всего, нужно понять, в каком направлении будет развиваться склад. Появится новое помещение на другой территории? Или будет достроен имеющийся склад. Работа на новом складе будет идентична существующей, или же это будет совершенно новый процесс. Возможно, добавятся новые особенности учета товаров. Например, помимо хозяйственно-бытовых принадлежностей будут закупаться и реализовываться продукты питания, или маркированные товары. Или будет внедряться новое оборудование, например, ТСД, погрузчик, конвейер и т.д. Еще один вариант – будет расширяться штат сотрудников и понадобятся унифицированные рабочие места с ограничением по правам доступа.
При небольшом складе и стабильном ассортименте можно использовать в 1С справочное размещение в ячейки. Условно говоря, одна ячейка – один товар, фиксированное размещение. Но эта схема очень быстро ломается, как только появляется сезонность, расширяется ассортимент, добавляются серийность и различные упаковки одного и того же товара. В итоге склад естественным образом переходит к более динамичному размещению, когда товар кладут в ближайшую свободную ячейку. Отсюда следует важный вывод: масштабируемость возможна, только если изначально в настройки заложен принцип «адрес обозначает место, а не товар».
Что из имеющихся особенностей работы склада можно и нужно переносить в 1С
-
Разделение на зоны – выбрать, каким способом будет разделение, при помощи помещений, для более глубокой детализации, или в виде отдельных ячеек – упрощенно.
-
Маршрут кладовщика – при помощи настроек приоритетов, уровня доступа, порядка обхода
-
Хранение в упаковках – для каждой позиции номенклатуры можно задать одну или несколько видов упаковок и предусмотреть возможность переупаковки – подпитки.
-
Размещение разных групп товаров в разных зонах – при помощи настроек складской группы номенклатуры
-
Формат и габариты ячеек – измерить и задать непосредственно в настройках габаритов, также задать параметры заполнения ячеек
-
Особенности хранения обособленных товаров или серийных – также можно указать в настройках ячеек, разделять ли товары с обособленным обеспечением или выделенные под направление деятельности, и аналогично для товаров с разными сериями.
-
Шаблон этикетки для печати удобной читаемой этикетки и для товаров, и для ячеек
-
Ограничение отгрузки товаров с отдельных участков или ячеек, необходимость осуществления проверки товара перед отгрузкой.
-
Наличие отдельной процедуры контроля качества, результаты которой можно фиксировать в программе в том числе с указанием количества товара, израсходованного для проверки, и соответствия каждой позиции выбранным критериям.
Типовые ошибки проектирования, которые потом дорого исправлять
Один из частых примеров недостаточной глубины планирования при внедрении адресного склада – вопрос необходимости серийного учета. Бывает так, что организация сначала приходит к выводу, что серийный учет не нужен, и настраивает систему для адресного хранения. И только потом – когда уже сотрудники адаптировались к новому порядку и утвердили новый алгоритм работы – оказывается, что все-таки учет по сериям необходим. В этом случае по сути приходится либо заказывать дополнительные дорогостоящие обработки, либо создавать служебные документы по переносу всех остатков товара на отдельный новый склад. Так как типовой функционал 1С не имеет возможности быстрого перехода на учет по сериям.
Случаются и обратные примеры, когда при внедрении адресной схемы организация решает использовать функционал «по полной» и утверждает схему учета с использованием размерности упаковок, процедуры проверки товара, настраивает дополнительную процедуру контроля качества, но по итогам нескольких месяцев работы оказывается, что сотрудники не в состоянии поддерживать актуальные данные по всем этим процессам. Настройки уходят «впустую», а промежуточные статусы документов сотрудники попросту «прокликивают», не внося никаких изменений. Типовой функционал 1С зачастую не позволяет просто «взять и отключить» лишнее, поэтому рудименты изначальных решений преследуют сотрудников еще долгое время.
В одной организации столкнулись с проблемой как раз-таки связанной с маршрутом кладовщика. Заранее не предусмотрели приоритеты размещения и в итоге программа постоянно предлагала забирать товар с верхних полок, что неудобно было делать вручную. Людям приходилось либо формировать отчет, чтобы увидеть, где этот товар есть на нижних ячейках, либо каждый раз привлекать технику и оборудование, чтобы забирать с верхних полок. Спустя несколько месяцев работы с такими неудобствами пришлось дополнительно перенастраивать систему учета, чтобы избавиться от проблемы верхних полок.
До настройки в 1С нужно сделать как минимум следующее:
-
Расписать процесс обработки товара от и до, со всеми нюансами, чтобы определить значимые операции (переносим в 1С) и незначительные/редкие (не переносим);
-
Разбить склад на логические зоны в нужном количестве и разметить их физически;
-
Выбрать уровень детализации адресов и продумать схему – нужны ли помещения, что считать ячейкой, на какие группы по условиям хранения нужно их сгруппировать;
-
Проанализировать физические маршруты кладовщиков и выстроить закономерность, каким ячейкам какой приоритет и порядок обхода назначить;
-
Создать и протестировать шаблоны этикеток для ячеек и различных групп товаров, проверить на читаемость;
-
Только после этого переносить структуру в систему и обучать сотрудников работе с новыми документами.
