1С:Кабинет сотрудника: появление ЭЦП, мгновенный обмен с программой 1С и другие важные изменения

• Неквалифицированная электронная подпись

• Мгновенный обмен с программой 1С

• Делегирование обращений

• Дополнительная информация для пользователей

• Работа с заявками от сотрудников

• Уведомление о поступивших задачах на почту

• Заявки, требующие согласования руководителя

Неквалифицированная электронная подпись

Появилась возможность использования неквалифицированной электронной подписи. Теперь можно сформировать подпись и хранить ее в сервисе. Сотрудники могут использовать неквалифицированную электронную подпись для подтверждения запросов в 1С:Кабинет сотрудника: заявление на отпуск, запрос справок и т.д. Возможность обмена электронными документами, такими как подписанная усиленной электронной подписью справка 2-НДФЛ, пока не реализована, но планируется в перспективе.

Чтобы начать использование электронной подписи, установите флаг «Использовать электронную подпись» в разделе «Администрирование» в 1С:Кабинет сотрудника.

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить) 

В личном профиле появится раздел «Электронная подпись», нажмите кнопку «Создать». Сервис предложит создать пароль для электронной подписи.

Эту процедуру необходимо сделать всем сотрудникам организации самостоятельно.

Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить) 

Теперь при отправке заявления из 1С:Кабинета сотрудника сервис предлагает подписать документ неквалифицированной электронной подписью. 

Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить) 

При открытии выводится информация, кем подписано заявление. Если требуется согласование руководителя, его подпись также будет отображаться.

Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить) 

Мгновенный обмен с программой 1С

Появилась возможность провести мгновенный обмен между сервисом и программой. В панели управления сервисом перейдите в раздел «Состояние обмена с сервисом». С помощью кнопки «Выполнить обмен» произойдет синхронизация между программой и сервисом.

Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить) 

Делегирование обращений

В панели управления сервисом 1С:Кабинет сотрудника появилась возможность настроить правила делегирования поступающих заявок.

Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить) 

С помощью данной функции можно распределить поступающие заявки между сотрудниками отдела бухгалтерии и кадровой службы. Например, заявки по отпускам и отсутствиям будет обрабатывать специалист кадровой службы, а заявки, касающиеся налоговых вычетов, справок 2-НДФЛ, бухгалтер.

Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить) 

Дополнительная информация для пользователей

В панели управления сервисом 1С:Кабинет сотрудника появился раздел «Дополнительная информация», в котором пользователь может быстро получить информацию сколько кабинетов оплачено и до какого периода, а также количество созданных кабинетов.

Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить) 

Работа с заявками от сотрудников

По заявкам, связанным с отсутствиями, отпусками и справками, можно создать документ непосредственно из задачи. Например, в заявке на отсутствие по причине болезни будет предложено создать документ «Больничный».

Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить) 

Это значительно автоматизирует процесс ведения учета, т.к. пользователю нет необходимости заводить документ самостоятельно, все данные появятся в документе на основании заявки.

Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить) 

  

Уведомление о поступивших задачах на почту

Добавлена возможность получать уведомления на электронную почту о поступивших задачах для ответственного сотрудника и о готовности задач для сотрудников компании.

Чтобы включить данную возможность, необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в «Органайзер». 

Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить) 

Для настройки оповещений ответственного сотрудника и сотрудников компании необходимо добавить учетную запись электронной почты ответственного сотрудника в программу 1С, установить флаги, как показано на изображении ниже, и настроить расписание.

Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить) 

После выполнения всех настроек ответственному сотруднику будут приходить уведомления на электронную почту о поступивших заявках. После выполнения заявки сотруднику будет отправлено уведомление на электронную почту о готовности заявки. Для получения уведомлений сотрудникам, необходимо добавить адрес электронной почты в карточке сотрудника.

Рис. 13 (нажмите, чтобы увеличить) 

  

Заявки, требующие согласования руководителя

Заявки, требующие согласования руководителя, сначала направляются на согласование руководителю. Руководителем считается тот сотрудник, который в сервисе в разделе «Компания» отображается как руководитель подразделения или организации, в котором числится сотрудник, направивший заявку. Только после согласования руководителем заявка попадает в программу 1С.

Заявки, которые никогда не требуют согласования руководителя:

• заявки на вычеты по НДФЛ любых видов;

• отсутствие в связи с опозданием;

• отсутствие в связи с болезнью;

• отсутствие в связи с отпуском по беременности и родам;

• отсутствие в связи с отпуском по уходу за ребенком;

• справка по использованию дней отпуска;

• справка с места работы;

• справка о доходах и суммах налога физического лица;

• заявка на изменение личных данных.

Заявки, которые могут требовать согласования руководителя, если установлен флаг «Требует согласования» в самой заявке при ее создании в кабинете:

• отсутствие по личным делам;

• отсутствие в связи с командировкой;

• отсутствие в связи с учебным отпуском;

• отсутствие в связи с отгулом;

• дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом.

Заявки, которые всегда требуют согласования руководителя, кроме сотрудников, которые являются руководителями подразделений:

• отсутствие в связи с ежегодным оплачиваемым отпуском;

• отсутствие в связи с отпуском за свой счет.